Seit Februar 2025 verpflichtet die KI-Verordnung jede Kanzlei, die KI-Systeme einsetzt, zu ausreichender KI-Kompetenz. Was bedeutet das konkret für den Alltag – und wie lässt sich die Pflicht mit überschaubarem Aufwand erfüllen?
Was Art. 4 tatsächlich verlangt
Art. 4 KI-VO verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, sicherzustellen, dass die Menschen, die mit den Systemen arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Entscheidend sind nicht Zertifikate, sondern die Fähigkeit, die Systeme sachkundig einzusetzen und Ergebnisse richtig einzuordnen.
So sieht das in der Kanzlei aus
Wer einen Belegassistenten einsetzt, muss wissen, was das System kann und was nicht: Wie entstehen die Vorschläge, wo sind typische Fehlerquellen, welche Daten werden verarbeitet und wer prüft die Ergebnisse. Das lässt sich mit einer strukturierten Einweisung, dokumentierten Prüfregeln und einer benannten Ansprechperson umsetzen.
Dokumentation statt Zertifikatewahn
Es gibt keine vorgeschriebene Prüfung. Nachweisbar wird die Kompetenz über die dokumentierte Einweisung des Teams, die festgelegten Prüf- und Freigabeschritte und die Möglichkeit, Fehler zu melden. Eine kurze interne Richtlinie reicht als Ausgangspunkt – entscheidend ist, dass sie gelebt wird.
Häufig gestellte Fragen
Braucht jede Fachkraft ein KI-Zertifikat?
Nein. Die KI-VO verlangt Kompetenz, keine bestimmte Prüfung. Eine dokumentierte Einweisung, klare Prüfregeln und eine benannte Ansprechperson sind der praktische Kern.
Gilt die Pflicht auch für einfache Buchhaltungssoftware?
Nur wenn ein KI-System im Sinne der Verordnung eingesetzt wird. Sobald ein Tool KI-gestützte Vorschläge erzeugt, ist die Kompetenzpflicht zu prüfen – die konkrete Einstufung gehört in jedes Projekt.
