Belege, Buchungsvorschläge und offene Posten
Belege & Buchhaltung
Belege lesen, Buchungsvorschläge erzeugen und offene Posten ordnen. Gebucht wird nach fachlicher Freigabe.
KI-Automatisierung für SteuerberaterEin Tag im Steuerbüro.
Ein Tag im Steuerbüro.
Ohne die immer gleichen Griffe.
So sieht der Kanzleialltag heute aus — und so kann er mit geprüften Assistenten aussehen: Belege vorerfassen, Fristen vorbereiten, Mandantenanfragen zuordnen. Die Freigabe bleibt bei Deinem Team.
Wir prüfen zuerst, was Deine Kanzleisoftware bereits kann. Neue KI kommt dort hinzu, wo ein konkreter Arbeitsschritt offenbleibt.
Timo BrandtDer Prozessmeister
Ein Tag im Steuerbüroso läuft der Ablauf mit freigegebenen Assistenten
07:50
Belegeingang
Post, E-Mails und Uploads kommen in einem Eingang an — kein Suchen in drei Postfächern.
09:30
Belege & Buchungsvorschläge
Belegart, Konto und Steuersatz sind vorbereitet — gebucht wird nach fachlicher Prüfung.
11:15
Fristen
Fristen aus Schreiben und Bescheiden sind erkannt und zentral geführt — bestätigt wird von einer Person.
13:45
Mandantenanfragen
Standardfragen sind beantwortet, fehlende Unterlagen angefordert — die Beratung bleibt beim Team.
16:30
Bescheidprüfung
Abweichungen zwischen Bescheid, Erklärung und Vorjahr sind markiert — entschieden wird fachlich.
17:30
Feierabend
Was liegen blieb, ist auf morgen vorbereitet — nichts wartet ungesehen.
Konzeptdarstellung: So kann der Ablauf mit freigegebenen Assistenten aussehen. Jede Buchung, Frist und Antwort wird von einer Person geprüft.
Der Prozessmeister im Video
In zwei Minuten: Was KI in Deiner Kanzlei übernehmen kann — und was nicht.
Timo Brandt erklärt im Video, wie wir an Steuerkanzleien herangehen: Assistenten sortieren vor, Dein Team entscheidet. Datenschutz und Berufsrecht kommen zuerst. Deine Leute wachsen mit.
- Belege lesen, Fristen erkennen, Bescheide abgleichen — vorbereitet, nicht entschieden
- Verschwiegenheit (§ 57 StBerG, § 203 StGB) und DSK-Orientierungshilfen von Anfang an
- Steuerfachangestellte gewinnen Zeit für Prüfung, Beratung und Mandanten
Video startet erst nach Klick — kein automatischer Ton.
Dieses Video ist KI-generiert (Avatar und Stimme von Timo Brandt, synthetisch erzeugt). Gezeigte Abläufe sind Beispiele, keine Kundenergebnisse. Das Video startet nur auf Klick.
Videotext lesen
Hallo, ich bin Timo Brandt – der Prozessmeister.
Vielleicht kennst du das Bild: Es ist der 10. des Monats. Auf dem Schreibtisch stapeln sich Belege. Zwei Fristen drängen. Drei Mandanten warten auf Antwort. Dein Team arbeitet viel – und trotzdem geht ein großer Teil der Zeit für immer dieselben Griffe drauf: Belege sortieren, Fristen aus Bescheiden herauslesen, Unterlagen anfordern, Standardfragen beantworten.
Genau da setzen wir an. Für Steuerkanzleien bauen wir KI-Assistenten, die diese Routinen übernehmen. Aber nicht irgendwie – sondern so, wie es eine Kanzlei braucht.
Erstens: Die KI sortiert vor, die Menschen entscheiden. Belege werden gelesen, Buchungsvorschläge vorbereitet, Fristen erkannt, Bescheide gegen Erklärung und Vorjahr abgeglichen. Gebucht, geprüft und freigegeben wird von deinem Team. Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört.
Zweitens: Datenschutz und Berufsrecht kommen zuerst – nicht hinterher. Verschwiegenheit nach Paragraf siebenundfünfzig StBerG und Paragraf zweihundertdrei Strafgesetzbuch, die Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz zur KI, geschlossene Systeme, nachvollziehbare Quellen. Das planen wir von der ersten Skizze an ein.
Drittens: Deine Leute wachsen mit – nicht gegen die KI. Steuerfachangestellte geben die immer gleichen Griffe ab und gewinnen Zeit für das, was wirklich zählt: Prüfen, Beraten, Mandanten begleiten. Und weil Abweichungen früher sichtbar werden, fallen Fehler früher auf – nicht erst beim Jahresabschluss.
Wie das im Alltag aussieht? Ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung kommt an. Der Assistent erkennt Belegart, Konto und Steuersatz und legt einen Buchungsvorschlag an. Die Fachkraft prüft, ergänzt, bucht. Drei Klicks statt drei Griffen. Und jede Entscheidung bleibt dokumentiert.
Wenn du sehen willst, was daraus wird: Schau dir unsere Fallstudien an – vom Belegeingang bis zur Kanzlei-Steuerung, mit Zahlen und Quellen. Oder frag direkt ein Erstgespräch an. Ich freue mich auf deine Kanzlei.
Dein Prozessmeister, Timo Brandt.
Dein Prozess. Deine Regeln.
Für Steuerkanzleien statt für irgendeine Branche
12 Kanzlei-Prozesse von der Belegverarbeitung bis zum Mandantengespräch. Umsetzungskonzepte, keine Kundenliste oder Referenzbehauptung.
Leistungen für Deine Kanzlei
Alle 12 Assistenten Welche Aufgabe soll Dein Team weniger Zeit kosten?
Jede Detailseite erklärt benötigte Daten, Ablauf, Voraussetzungen, Freigaben und einen sinnvollen Test. Die Funktionen werden individuell umgesetzt, nicht durch den Besuch dieser Website eingeschaltet.
Posteingang, Anfragen und Unterlagen
Kommunikation & Mandanten
Posteingang sortieren, Standardfragen beantworten und Unterlagen anfordern. Beratung bleibt beim Team.
Fristen, Termine und Pflichten
Fristen & Compliance
Fristen erkennen, zentral führen und erinnern. Jede Frist wird von einer Person bestätigt.
Bescheide, Anmeldungen und Abgleiche
Steuern & Bescheide
Bescheide abgleichen, Abweichungen markieren und Anmeldungen vorbereiten. Übermittelt wird von Fachkräften.
Recherche, Dokumente und Prüfnotizen
Team & Wissen
Recherchieren mit Quellen, Dokumente zusammenfassen und Prüfnotizen vorbereiten.
Auswertungen, Gespräche und neue Mandanten
Auswertung & Mandatsaufnahme
BWA aufbereiten, Gesprächsvorlagen erstellen und neue Mandanten strukturiert aufnehmen.
Die Engpässe zuerst
Der Engpass sitzt oft zwischen zwei Arbeitsschritten.
Fehlende Unterlagen, uneinheitliche Belege und ungeklärte Zuständigkeiten führen zu Rückfragen. Deshalb prüfen wir zuerst den konkreten Ablauf und die Datenqualität. Ein Pilot muss die verbleibende Nachkontrolle mitmessen.
Recherche zu Kanzleialltag, Berufsrecht und GrenzenBelege kommen in jedem Format an – und jede Rechnung wird von Hand gebucht
Papier, E-Mail, Upload: Der Assistent liest den Beleg aus und schlägt Belegart, Konto und Steuersatz vor. Gebucht wird nach fachlicher Prüfung.
Belegverarbeitung vorbereiten →Fristen verteilen sich auf Bescheide, Schreiben und Kalender
Ein Fristenassistent erkennt Fristen aus Schreiben, vermeidet Doppelungen und erinnert rechtzeitig. Bestätigt wird jede Frist von der zuständigen Person.
Fristen zentral führen →Mandanten stellen Rückfragen, während das Team Unterlagen nachfordert
Ein Assistent beantwortet Standardfragen aus freigegebenen Inhalten und fordert fehlende Unterlagen an. Individuelle Beratung bleibt beim Team.
Mandantenanfragen entlasten →Jeder Bescheid muss gegen die Erklärung geprüft werden
Der Assistent stellt Bescheid, Erklärung und Vorjahr gegenüber und markiert Abweichungen. Ob ein Einspruch sinnvoll ist, entscheidet die Fachkraft.
Bescheidprüfung vorbereiten →Voranmeldungen und Auswertungen kosten jeden Monat dieselbe Zeit
Kennzahlen werden zusammengestellt, Auffälligkeiten markiert und Gesprächsvorlagen vorbereitet. Anmeldung und Beratung bleiben fachliche Aufgaben.
Voranmeldung vorbereiten →Neue Mandanten und neue Unterlagen brauchen viel Koordination
Der Assistent führt durch die Stammdatenaufnahme, fordert Unterlagen an und zeigt den Stand. Die Mandatsannahme entscheidet die Kanzlei.
Onboarding strukturieren →Probleme in Zahlen
Woran Kanzleien den Engpass erkennen.
Recherchierte Zahlen aus der Branche — mit Quelle hinter jeder Angabe. Was auf Deine Kanzlei zutrifft, zeigt erst die eigene Messung.
ca. 50 %
Zeitersparnis beim Scannen von Belegen — Zitat der Kanzlei Dr. Thiems & Kollegen auf finmatics.com
85 %
der Mandanten digital serviciert — dieselbe Kanzlei, veröffentlicht auf finmatics.com
10.000+
Unternehmen nutzen Candis seit 2015 — candis.io
§ 7 UWG
Werbe-E-Mails ohne Einwilligung sind auch zwischen Unternehmen unzulässig — gesetze-im-internet.de
99–349 €/Monat
Einstiegspreise der Fachverlags-KIs laut Produktseiten — Details in der Fallstudie Fachwissen
Kanzlei steuern
Die Kanzlei per KI steuern — Cockpit, Wachstum, weniger Fehler.
Auslastung, Fristen und Profitabilität auf einem Blick. Steuerfachangestellte wachsen mit der KI, Fehler werden früher sichtbar, der Jahresabschluss läuft automatisiert vorbereitet.
Von Anfang an eingebaut
Datenschutz ist kein Anhang. Wissen ist kein Zufall.
Beides planen wir von der ersten Skizze an ein — nach deutschem Recht und den Orientierungshilfen der Aufsichtsbehörden.
Datenschutz & Berufsrecht
Datenschutz von Anfang an
§ 57 StBerG, § 203 StGB, Art. 22 DSGVO und die DSK-Orientierungshilfen — verständlich erklärt, mit klarer Reihenfolge für Euer Projekt.
Datenschutz-Seite lesen →WissensdatenbankJede Antwort in Minuten
Mitarbeiter finden Abläufe, Vorlagen und Entscheidungsgründe in Sekunden — mit Quellenangabe statt Suche in Mails und Köpfen.
Wissensdatenbank ansehen →Ehrlich eingeordnet
Was ein Kanzlei-Assistent kann – und was nicht.
Dafür sind die Assistenten da
- Belege lesen und Buchungsvorschläge erzeugen
- Posteingang nach Mandant und Vorgang sortieren
- Fristen erkennen und Erinnerungen vorbereiten
- Bescheide gegen Erklärung und Vorjahr abgleichen
- BWA und Kennzahlen verständlich aufbereiten
Dafür bleiben Menschen verantwortlich
- Buchung, Freigabe und jede Entscheidung in der Sache
- Beratung und Kommunikation mit dem Mandanten
- Rechtliche Würdigung von Fristen und Abweichungen
- Abschlussarbeit und vorbehaltene Leistungen
- Datenschutz, Verschwiegenheit und KI-Kompetenz
Ein Team für Deine KanzleiMehrere Assistenten.
Mehrere Assistenten.
Klare Zuständigkeiten.
Der Belegassistent liest die Rechnung. Der Fristenassistent führt die Termine. Die Kommunikationsassistenz beantwortet Standardfragen. Jeder Assistent darf nur die Daten sehen und ändern, die seine Aufgabe erfordert – dokumentiert und begrenzt.
Agententeam für Deine Kanzlei zusammenstellen →Beispiel: vom Belegeingang bis zur Auswertung
Beleg einlesenBuchungsvorschlag erzeugenFachkraft prüftAuswertung vorbereitenMandantengespräch führen
Fachliche Freigaben, Beratung, Übermittlung an Behörden und die Entscheidung in jedem Einzelfall bleiben bei berechtigten Menschen. Assistenten können ihre eigenen Vorschläge nicht als fachlich geprüft markieren.
So beginnt die Umsetzung
Ein echter Vorgang zeigt mehr als eine große Demo.
Kein unbekanntes System erhält sofort Zugriff auf alle Postfächer, DATEV-Daten und Mandantenakten. Wir grenzen den ersten Prozess gemeinsam ab – Berufsrecht und Datenschutz zuerst.
Leistungsumfang und Einführung- Du zeigst einen typischen Vorgang. Wir klären, wo Zeit verloren geht und welche Software schon vorhanden ist.
- Datenquellen, Rechte, fachliche Regeln, Verschwiegenheit und verantwortliche Prüfer werden festgelegt.
- Ein begrenzter Test erzeugt zunächst Entwürfe. Fehler, fehlende Daten und notwendige Nachkontrolle werden dokumentiert.
- Erst nach Abnahme wird der freigegebene Ablauf angebunden. Zuständigkeit, Kostenkontrolle und Rückfall auf manuelle Bearbeitung bleiben bestehen.
Timo BrandtGründer · Der Prozessmeister
Persönlich statt anonym
Deine Kanzlei braucht einen Ansprechpartner. Nicht noch ein Tool.
„Ein Modell allein löst kein Geschäftsproblem. Entscheidend ist, wie man das passende Modell in die Systeme und Abläufe integriert, absichert und betreibt.“
Timo Brandt · Der Prozessmeister
- Ein konkreter Vorgang aus Deinem Alltag als Ausgangspunkt.
- Deine Programme, Vorlagen und Regelwerke als Grundlage.
- Benannte Ansprechpartner und klare Freigaben für die Umsetzung.
Weiterlesen und prüfen
Wissen, Leistungen und der Blick in die Kanzlei
Recherche
KI in der Steuerkanzlei
Marktübersicht, Berufsrecht und die Grenzen der Automatisierung – mit Quellen statt Versprechen.
Dossier lesen →AssistentenZwölf Kanzlei-Assistenten
Vom Belegleser bis zur Bescheidprüfung: Aufgaben, Grenzen und Pilotkriterien je Assistent.
Assistenten ansehen →ProzesseZwölf Kanzlei-Prozesse
Fibu, Lohn, Jahresabschluss, Fristen und mehr – mit passenden Assistenten je Prozess.
Prozesse ansehen →Die Fragen vor dem ersten KI-Projekt
Welche KI-Automatisierung lohnt sich in der Kanzlei zuerst?
Ein häufiger, klar begrenzter Vorgang mit guten Eingangsdaten. Meist ist das die Belegverarbeitung oder der Posteingang. Ein Test mit Deinen echten Vorgängen zeigt Aufwand, Fehlerquote und notwendige Nachkontrolle.
Darf KI in der Kanzlei überhaupt Mandantendaten verarbeiten?
Ja, wenn Berufsrecht und Datenschutz geklärt sind: Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB, passende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung, begrenzte Zugriffsrechte und dokumentierte Löschregeln. Das wird vor jedem Projekt geprüft – automatisch konform ist nichts.
Funktioniert das mit DATEV?
Die Daten werden so aufbereitet, dass sie in Deine vorhandene Kanzleisoftware passen. Welche Schnittstelle konkret infrage kommt, wird im Projekt anhand Deiner Systemlandschaft geklärt. Ein Softwarewechsel ist keine Voraussetzung.
Ersetzt KI den Steuerberater?
Nein. Sie übernimmt strukturierte Vorarbeiten: lesen, sortieren, markieren, entwerfen. Bewertung, Beratung, Freigaben und Haftung bleiben bei den Fachkräften der Kanzlei.
Was ist mit der KI-Kompetenz-Pflicht nach der KI-Verordnung?
Seit Februar 2025 gilt Art. 4 KI-VO: Wer KI-Systeme einsetzt, braucht ausreichende KI-Kompetenz. Zur Einführung gehört deshalb, dass das Team die Ergebnisse prüfen, Fehler melden und den freigegebenen Ablauf verstehen kann.
Kann ein Assistent Mahnungen und Einsprüche automatisch verschicken?
Er kann Entwürfe vorbereiten. Versand, rechtliche Bewertung und Fristen bleiben bei der verantwortlichen Person. Kein Assistent handelt eigenständig nach außen.
Was kostet ein Agententeam für die Kanzlei?
Das hängt von Rollen, Datenqualität, Schnittstellen, Nutzungsmenge und Betreuung ab. Einrichtung, laufende Modell- und Softwarekosten werden getrennt ausgewiesen. Zuerst wird der Umfang geprüft und ein Kostenvoranschlag erstellt.
Ist das automatisch DSGVO-konform?
Nein. Zweck, Rechtsgrundlage, Zugriffsrechte, Datenflüsse, Auftragsverarbeitung und Löschung müssen zur konkreten Umsetzung passen. EU-Hosting oder eine offizielle API allein reichen dafür nicht aus.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deiner Kanzlei anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob DATEV, DMS oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Berufsrecht, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.