Funktionen der Kanzleisoftware
Prüfe zuerst, welche Belegerfassung, Zuordnung und Übergaben Deine vorhandenen Programme bereits unterstützen. Produktversion, Lizenz und konkrete Schnittstelle gehören in die Bestandsaufnahme.
KI in der Steuerkanzlei beginnt mit einem klaren Auftrag.
Belege vorerfassen, Dokumente zuordnen und Antwortentwürfe vorbereiten. Fachliche Entscheidungen, Beratung und Freigaben bleiben bei Deiner Kanzlei.
Welche Art von Software wird gebraucht?
Fachrecherche mit Quellen
Fachverlagsangebote und juristische Datenbanken sind für die Recherche gesondert zu prüfen. Entscheidend sind abgedeckte Inhalte, Rechtsstand, Fundstellen und die Nutzungsrechte. Ein erzeugter Text ist keine geprüfte steuerliche Würdigung.
Beleg- und Rechnungsverarbeitung
Zusätzliche Werkzeuge können Belege erfassen und Buchungsvorschläge vorbereiten. Im Test zählen korrekte Zuordnung, Sonderfälle, Nacharbeit und die Übergabe an Deine Kanzleisoftware.
Individuelle Kanzleiabläufe
Für Übergaben zwischen Postfach, DMS und Aufgabenliste kann ein eigener Ablauf sinnvoll sein. Wir prüfen dabei getrennte Mandate, technische Rechte, Fehlerbehandlung und menschliche Freigaben.
Anbieter als Ausgangspunkt für die Prüfung
Für die Bestandsaufnahme kommen beispielsweise DATEV, Fachverlagsangebote von Haufe und NWB sowie Beleglösungen von Finmatics oder Candis infrage. Diese Nennung ist keine Rangliste, Partnerschaft oder bestätigte Integration in Deine Kanzlei. Aktuellen Leistungsumfang, Verfügbarkeit und Preise musst Du am konkreten Produktangebot prüfen.
Prüffragen für die ProduktvorführungDiese Fragen klärt der Pilot.
Die Fragen sind redaktionelle Prüfpunkte, keine Zitate aus Fachforen und kein Nachweis einer gemessenen Ersparnis.
Spart die Beleglesung auch einschließlich Nachkontrolle Zeit?
Vergleiche typische Belege und Sonderfälle. Erfasse die Zeit für Korrekturen, fehlende Angaben und Mandantenzuordnung. Die reine Verarbeitungsgeschwindigkeit des Modells genügt nicht.
Wer bestätigt Fristen aus Bescheiden?
Die zuständige Fachkraft prüft Bekanntgabe, Fristbeginn, Fristende und Besonderheiten am Original. Der Assistent darf Vorschläge machen und nach bestätigten Regeln erinnern.
Welche Unterlagen darf ein Anbieter sehen?
Nur die für den freigegebenen Zweck erforderlichen Daten. Vor dem Zugriff sind Datenschutz, Berufsgeheimnis, Verträge, Unterauftragnehmer und technische Rechte zu prüfen.
Was passiert bei falschen Vorschlägen?
Unklare Fälle landen in einer Prüfliste. Eine berechtigte Person korrigiert oder verwirft den Vorschlag. Original, Änderung und Freigabe müssen nachvollziehbar bleiben.
Mandantendaten brauchen mehr als einen guten Prompt.
Verschwiegenheit und Datenschutz
§ 203 StGB und die Berufspflichten des Steuerberatungsgesetzes sind zusammen mit der DSGVO zu beachten. Eine Vereinbarung allein genügt nicht. Zweck, Datenminimierung, Rechte, Dienstleister und Löschung müssen zur Verarbeitung passen.
Fachliche Verantwortung und Quellen
Die Kanzlei prüft Rechtsstand, Originalbeleg, Berechnung und Einzelfall. KI kann Vorarbeiten unterstützen, aber keine fachliche Verantwortung übernehmen. Berufsrechtliche Fragen klärst Du mit den dafür qualifizierten Stellen.
KI-Kompetenz im Team
Art. 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen für ausreichende KI-Kompetenz der beteiligten Personen. Dazu gehören Kenntnisse über Grenzen, typische Fehler und den freigegebenen Prüfablauf.
Nachvollziehbare Belegverarbeitung
Originalbelege, Änderungen und Verarbeitungsschritte müssen nach den einschlägigen Aufbewahrungs- und Dokumentationsregeln behandelt werden. Ein KI-Vorschlag ersetzt weder Originalbeleg noch Verfahrensdokumentation.
Rechtsquellen und Grenzen
Die Quellen dienen der allgemeinen Einordnung. Aktuelle Fassungen und die konkrete Umsetzung müssen vor dem Einsatz gesondert geprüft werden.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deiner Kanzlei anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob DATEV, DMS oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Berufsrecht, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.