Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Dein Kanzlei-Prozess im Detail
KI-Automatisierung: Dokumentenmanagement und Ablage
Dokumente erkennen, zuordnen und mit passenden Ablageregeln vorbereiten.
Dokumente landen auf vielen Kanälen und müssen in die richtige Ablage. Der Assistent erkennt Dokumentart, Mandant und Vorgang und bereitet die Ablage vor. Ablageregeln und Aufbewahrungspflichten bleiben fachlich definiert.
Diese Assistenten passen zu den Aufgaben
Einordnung nach typischen Abläufen. Ob die Lösung in Deiner Kanzlei sinnvoll und zulässig ist, wird mit Deinen Daten, Programmen und Verantwortlichen geprüft.
Team & Wissen
KI-Dokumentenanalyse
Lange Verträge, Bescheide und Schriftstücke zusammenfassen und die entscheidenden Passagen hervorheben.
Daten, Ablauf und Freigabe →Kommunikation & MandantenKI-Posteingangsklassifikation
E-Mails und Anhänge erkennen, dem richtigen Vorgang zuordnen und dringliche Fristen vorab markieren.
Daten, Ablauf und Freigabe →Ein Beispielprozess
Von der Vorbereitung zum geprüften Vorgang
Dies ist ein Umsetzungskonzept, keine behauptete Kundenreferenz.
Benötigte Grundlagen
- Dokumente aus Posteingang und Upload
- Ablagestruktur und Mandantenzuordnung
- Aufbewahrungsregeln der Kanzlei
- Dokumentart und Mandant werden erkannt.
- Vorgang und Ablageort werden vorgeschlagen.
- Sonderfälle werden markiert.
- Die Ablage wird fachlich bestätigt.
Fachliche Grenzen in diesem Prozess
Keine automatische Vernichtung, keine Ablage ohne bestätigte Regeln.
Fragen aus der Kanzlei
Wo beginnt die Automatisierung für Dokumentenmanagement und Ablage?
Mit einer Dokumentart beginnen und Zuordnungsgüte messen.
Welche Angaben braucht ein sinnvoller Test?
Ein echter, freigegebener Beispielvorgang und die Namen Deiner Programme. Dazu gehören Dokumente aus Posteingang und Upload, Ablagestruktur und Mandantenzuordnung, Aufbewahrungsregeln der Kanzlei. Kundendaten werden für die erste Prüfung möglichst entfernt oder anonymisiert.
Was bleibt bei den Fachleuten in der Kanzlei?
Keine automatische Vernichtung, keine Ablage ohne bestätigte Regeln.
Muss die ganze Software ersetzt werden?
Nicht automatisch. Wir prüfen zuerst vorhandene Funktionen, Exporte und Schnittstellen. Der Start kann ein begrenzter Entwurfsprozess sein. Rechte, Datenpflege und laufende Kosten werden vor einer Beauftragung geklärt.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deiner Kanzlei anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob DATEV, DMS oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Berufsrecht, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.